Stratejik yapay zekâ projeleri
ERP, CRM ve Muhasebe Sistemleri Arası Akıllı Süreç Orkestrasyonu
ERP, CRM ve muhasebe entegrasyonu, CRM’de kazanılan bir fırsattan ERP siparişine, e-Faturaya ve muhasebe kaydına kadar geçen verinin elle kopyalanmadan, yazılı kurallara göre taşınmasıdır. Yapay zekâ ajanları alanları eşler, iki sistem arasında uyuşmayan cari kodu ya da tutarı yakalar ve emin olmadığı kaydı insan onayına bırakır. Aynı bilgi üç kez girilmez, ay sonu mutabakatı daha az farkla kapanır.
- Kimin için
- Finans ve muhasebe, satış operasyon, bilgi teknolojileri
- Bağlanan sistemler
- CRM, ERP (SAP, Logo, Netsis, Mikro, Dynamics), e-Fatura entegratörü
- İnsan onayı
- Eşleşmeyen cari, tutar farkı, yeni kart açılışı
- Başlangıç
- Tek akış: kazanılan fırsattan faturaya
Aynı müşteri üç sistemde üç farklı adla duruyor
Satış temsilcisi fırsatı CRM’de “kazanıldı” olarak kapatır, teklif PDF’ini satış operasyona e-postayla gönderir. Satış operasyon siparişi ERP’ye elle girer, ürün kodlarını teklifteki açıklamalardan bulur. Fatura kesildikten sonra muhasebe, ödeme koşulunu ve vade farkını kontrol etmek için yine teklife döner. Bir siparişin bilgisi üç ayrı kişinin klavyesinden geçer.
Tıkanma noktaları bellidir. CRM’de tam unvanıyla açılmış bir firma, ERP’de kısaltılmış unvan ve 120.01.0457 cari koduyla durur; vergi numarası bir tarafta eksiktir. İskonto CRM’de satır bazında, ERP’de dip toplamda tanımlıdır. Ay sonunda satış raporu ile muhasebe kaydı tutmaz ve farkın nedenini bulmak günler alır.
Bu sistem neler yapar?
- 01
Alan eşleme ve dönüşüm kuralları
CRM’deki ürün, iskonto, ödeme koşulu ve teslim adresi alanları ERP’nin sipariş yapısına eşlenir. Satır iskontosunun dip iskontoya dönüşmesi gibi kurallar yazılı ve sürümlüdür.
- 02
Cari kart eşleştirme
Vergi numarası, unvan benzerliği, adres ve e-posta alan adı birlikte değerlendirilir. Ajan iki sistemdeki aynı firmayı bulur; emin olamadığında iki aday kartı yan yana gösterip onaya bırakır.
- 03
Uyuşmazlık yakalama
Teklif tutarı ile ERP siparişi, sipariş ile e-Fatura, e-Fatura ile muhasebe fişi karşılaştırılır. Kuruş farkından yanlış KDV oranına kadar her sapma, nedenini gösteren bir kayıtla işaretlenir.
- 04
Hata kuyruğu, kaybolan kayıt yok
Aktarılamayan her kayıt bir kuyruğa düşer: hangi sistemden geldiği, neden takıldığı ve kimin çözmesi gerektiği yazılıdır. Sorun giderilince işlem kaldığı yerden devam eder, kayıt iki kez oluşmaz.
- 05
Ajanın sınırı
Ajan veri taşır, eşler, karşılaştırır ve taslak hazırlar. Yeni cari kart açmak, kredi limitini aşan siparişi geçirmek, fatura iptal etmek ya da muhasebe fişini kesinleştirmek onay gerektirir.
- 06
API’si olmayan sistemlere erişim
Eski bir ERP ya da şirket içinde yazılmış bir program için salt okunur veritabanı görünümü, ERP’nin kendi içe aktarım tablosu ya da dosya alışverişi kullanılır. Ekran otomasyonu en son seçenektir.
Nasıl çalışır?
Sistem, kurumunuzdaki kaynaklardan veriyi okur, yapay zekâ katmanında işler ve sonucu ilgili birimin kullandığı ekrana, rapora ya da bildirime dönüştürür.
Veri kaynakları
- CRM fırsat, teklif ve müşteri kayıtları
- ERP sipariş, cari ve stok kartları
- e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye (UBL-TR) belgeleri
- Muhasebe fişleri ve banka hareketleri
- Eski sistemlerden dosya ya da veritabanı görünümü
Yapay zekâ katmanı
- Alan eşleme ve dönüşüm kuralları
- Cari ve ürün eşleştirme ajanı
- Uyuşmazlık denetimi ve hata kuyruğu
Çıktılar
- ERP’de sipariş taslağı
- Faturaya hazır kayıt ve muhasebe fişi önerisi
- Onay bekleyen istisnalar listesi
- Günlük mutabakat raporu
Ekranda ne görürsünüz?
Entegrasyon izleme · Kasım ayı, 10. iş günü
- KritikLogo’ya 4 sipariş aktarılamadı: ürün kartında koli birimi tanımlı değil
- UyarıAynı vergi numarasıyla 2 cari kart var (120.01.0457 ve 120.01.1128), birleştirme onayı bekliyor
- BilgiTeklif ile e-Fatura arasındaki 9 fark, dövizli tekliflerde kur günü değişiminden kaynaklanıyor
Kazanılan bir fırsatın muhasebe kaydına kadar yolu
- 10.05
Satış temsilcisi 46 kalemlik bir teklifi CRM’de “kazanıldı” olarak kapatır. Ajan fırsatı alır, müşteriyi ERP’de vergi numarasıyla arar ve 120.01.0457 cari koduyla eşleştirir.
- 10.06
Kalemler ERP ürün kartlarıyla eşlenir. İki kalem CRM’de eski ürün koduyla girilmiş; ajan güncel kodu önerir ve siparişi taslak olarak açar.
- 10.40
Satış operasyon sorumlusu iki kalemi onaylar. Siparişin toplamı müşterinin açık hesap limitini aştığı için kayıt finans onayına düşer.
- 14.20
Finans onayı gelir, sevkiyat yapılır. e-İrsaliye ve e-Fatura ERP’den çıkar; ajan faturanın ETTN’sini siparişe ve CRM fırsatına bağlar.
- Ertesi gün
Muhasebe fişi önerisi 120, 600 ve 391 hesaplarıyla hazırlanır. Tutarlar teklifle tutmaktadır; muhasebeci fişi kontrol edip kesinleştirir.
API’si olmayan eski sistem için hangi yol seçilir?
Birçok şirkette yıllar önce yazılmış bir depo programı, bayi portalı ya da üretim takip yazılımı çalışmaya devam eder. Bunlara bağlanmanın tek yolu ekranı taklit eden robotlar değildir. Seçenekleri güvenilirlik sırasıyla şöyle değerlendiriyoruz:
| Yol | Ne zaman uygun | Dikkat edilecek |
|---|---|---|
| Resmî API ya da servis katmanı | ERP’nin kendi servisi varsa (SAP’de BAPI ve OData gibi) | Lisans ve kullanıcı sayısı koşulları |
| Salt okunur veritabanı görünümü | Okuma için, yazılım sağlayıcısı izin veriyorsa | Tablolara doğrudan yazılmaz |
| ERP’nin içe aktarım tablosu ya da dosyası | Yazmak gerekiyor ama API yoksa | Aktarım sonucu mutlaka geri okunur |
| Ekran otomasyonu (RPA) | Başka yol yoksa ve geçici olarak | Ekran değişince bozulur, sürekli izlenmeli |
Hangi işlemlerde insan onayı şart?
Ajanın kendi başına yaptığı işler, geri alınabilir ve kuralı açık olanlardır. Muhasebe kaydını kesinleştiren, yeni bir borç ya da alacak doğuran ya da resmî bir belgeyi değiştiren her adımda onay aranır:
- Yeni cari kart ya da ürün kartı açılması
- Kredi limitini veya açık hesap süresini aşan sipariş
- Fatura iptali, iade faturası ve fiyat farkı faturası
- Belirlenen eşiğin üzerindeki tutar farkları
- Kapanmış bir döneme kayıt düşülmesi
Hangi verilerle çalışır?
- CRM fırsat, teklif ve müşteri kayıtları (Salesforce, HubSpot, Dynamics 365 ya da şirket içi CRM)
- ERP sipariş, cari, ürün, fiyat listesi ve stok kartları
- e-Fatura ve e-Arşiv entegratörünün gelen ve giden belge kayıtları
- e-İrsaliye ve sevkiyat kayıtları
- Muhasebe fişleri ve hesap planı
- Banka ekstreleri ve tahsilat kayıtları
- Eski sistemlerin veritabanı görünümleri ya da dışa aktarım dosyaları
Güvenlik, KVKK ve insan onayı
- Ajanlar her sisteme ayrı, yetkisi daraltılmış bir servis kullanıcısıyla bağlanır; kişisel kullanıcı parolası kullanılmaz.
- Muhasebe fişini kesinleştirme, fatura iptali ve yeni cari açılışı her zaman insan onayından geçer.
- Her aktarım kaynak kayıt, hedef kayıt, uygulanan kural ve zaman damgasıyla saklanır; geriye doğru izlenebilir.
- Müşteri ve çalışan kişisel verileri yalnız akışın gerektirdiği alanlarla taşınır; KVKK açısından aktarım envanteri tutulur.
- Entegrasyon katmanı şirketin kendi sunucusunda kurulabilir; mali veriler yurt dışına çıkarılmadan çalışılır.
Nasıl devreye alınır?
Süreler, kurumun veri hazırlığına ve kapsamına göre değişir; aşağıdaki takvim tipik bir başlangıç planıdır ve ön görüşmeden sonra yazılı olarak netleştirilir.
- 012-4 hafta
Süreç ve alan haritası
Verinin bugün hangi sistemden hangisine, kimin eliyle ve hangi alanlarla taşındığı çıkarılır; cari ve ürün kartlarındaki mükerrer kayıtlar sayılır.
- 026-8 hafta
Tek akış pilotu
En çok elle iş gerektiren akış, çoğunlukla kazanılan fırsattan siparişe ve faturaya geçiş, kurulur. İlk haftalarda her aktarım onaydan geçer.
- 033-5 hafta
Uyuşmazlık denetimi
Teklif, sipariş, fatura ve fiş karşılaştırmaları eklenir; tutarlılığı kanıtlanan adımlarda onay şartı kaldırılır.
- 04Aşamalı
Diğer akışlar
Satın alma, iade, bayi siparişi ve masraf akışları sırayla bağlanır. Her yeni akış kendi pilot dönemiyle açılır.
Başarıyı neyle ölçeriz?
- Elle girilen ya da düzeltilen kayıt oranı
- Kazanılan fırsattan faturaya geçen süre
- Hata kuyruğuna düşen kayıt sayısı ve kuyrukta bekleme süresi
- Otomatik eşleşen cari ve ürün kartı oranı
- Ay sonu mutabakatında bulunan fark sayısı ve tutarı
- Mükerrer cari kart sayısının seyri
Sık sorulan sorular
Logo ya da Netsis’in kendi entegrasyon modülleri varken buna neden ihtiyaç olsun?
Hazır modüller iki sistem arasında belirli bir akışı iyi taşır; örneğin e-Faturayı ERP’ye bağlar. Sorun, birden çok sistemin arasında ve kurala dayalı karar gereken yerlerde çıkar: aynı firmanın iki farklı kartı, satır ve dip iskonto farkı, onaya düşmesi gereken sipariş. Hazır modül işinizi görüyorsa onu kullanmaya devam edersiniz; orkestrasyon katmanı yalnız boşlukları doldurur.
Mükerrer cari kartları ajan kendisi birleştirir mi?
Birleştirmez. Aynı vergi numarasına, benzer unvana ya da aynı adrese sahip kartları bulur, hareket geçmişleriyle yan yana gösterir ve hangisinin ana kart olacağını önerir. Cari birleştirme muhasebe kayıtlarını etkilediği için kararı ve işlemi muhasebe ekibi yapar. Ajan sonrasında yeni kayıtların doğru karta gitmesini sağlar.
Entegrasyon bir gün çalışmazsa siparişler kaybolur mu?
Kaybolmaz. Aktarılamayan her kayıt hata kuyruğunda bekler ve nedeni yazılıdır: hedef sistem kapalı, zorunlu alan boş, birim tanımı eksik gibi. Sistem geri geldiğinde kuyruk sırayla işlenir. Her kaydın tekil bir kimliği olduğu için aynı sipariş iki kez açılmaz; bu kontrol kurulumun ilk günü test edilir.
ERP değişikliği planlıyoruz; şimdi entegrasyon kurmak boşa gider mi?
Büyük kısmı boşa gitmez, ama sıralamayı birlikte düşünmek gerekir. Alan eşleme kuralları, cari temizliği ve uyuşmazlık denetimleri sistemden bağımsızdır ve yeni ERP’ye taşınır; yalnız bağlantı katmanı değişir. Geçiş bir yıldan yakınsa önce cari ve ürün kartı temizliğiyle başlamak hem geçişi hem sonraki entegrasyonu kolaylaştırır.
Bilgi işlem ekibimiz küçük; günlük bakımı kim yapacak?
Kurulumda her akışın sahibi, kuralların nerede yazılı olduğu ve hata kuyruğunu kimin izleyeceği belgelenir. Günlük takip teknik bilgi gerektirmez; kuyruktaki kayıtları satış operasyon ve muhasebe kendisi çözer. ERP sürüm güncellemesi gibi bağlantıyı etkileyen değişiklikler için bakım ve destek ayrıca sözleşmeye bağlanabilir.
Yayın tarihi: · Hazırlayan: Aura Ajans yazılım ekibi
ERP ve Kurumsal Sistemler Arası Entegrasyon için teklif isteyin
Formdaki konu bu sayfaya göre seçili gelir; talebiniz bu başlıkla ekibimize e-posta olarak ulaşır. İsterseniz konuyu değiştirebilir ya da doğrudan telefonla arayabilirsiniz.